Корпоративный праздник как бизнес-проект

Наступает пора праздников и традиционных новогодних корпоративов.  Куда - то уходит рабочее настроение и все находятся в волнующем ожидании чуда.  Однако организация самого праздника – это сложная и ответственная работа, которая не каждому по плечу.  Вот  и возникает вопрос, каким образом организовать корпоративное мероприятие, чтобы он не принес разочарования сотрудникам и руководству компании.

Итак, я предлагаю рассмотреть любой корпоративный праздник как самостоятельный мини бизнес- проект, организованный и осуществленный сотрудниками компании.

С чего начинается праздник?

А собственно с чего? Для того чтобы нечего не упустить при организации праздника, я предлагаю воспользоваться проверенным логическим инструментом,  таким как «9 вопросов».

«Зачем?»

Первый вопрос, которым стоит  задастся организаторам  корпоративного действа – это  «Зачем?». Зачем собственно мы устраиваем  корпоративный праздник? Какую цель мы при этом преследуем.   Возможно, это следующие цели: 

• ближе познакомить сотрудников компании между собой с тем, чтобы наладить эффективные внутренние коммуникации в компании;
• сформировать положительный имидж руководства у сотрудников
• поощрить наиболее «выдающихся» работников компании, в рамках общей системы мотивации;
• создать эффективную команду из сотрудников компании, воспитать в сотрудниках корпоративный дух;
• воспитать в сотрудниках лояльность к собственной компании;

6.     возможность сотрудникам проявить себя с новой неожиданной стороны и этим привлечь внимание руководства к себе как талантливому сотруднику;

Если Вы не можете выбрать цель из этого списка – придумайте свою.
В любом случае корпоративный праздник – это не «банальная пьянка», а важное мероприятие по формированию и поддержанию корпоративной культуры компании.

«Что?»

А на очереди уже стоит следующий вопрос, требующий нашего внимания – «Что?». Собственно, что мы хотим устроить? Иными словами нам нужно выбрать наиболее подходящую для наших целей форму проведения корпоративного мероприятия.  Современность нам дарит множество разнообразных видов корпоративных мероприятий. Для выбора  формы, я предлагаю воспользоваться следующей достаточно простой классификацией.  Все корпоративные мероприятия  условно делятся на:

• деловые (собрания коллектива, встречи, митинги);
• популярные (благотворительные и рекламные акции);
• развивающие (тренинги, семинары, конференции);
• командообразующие (курсы, испытания, туристические походы);
• спортивные (соревнования, турниры, забеги);
• развлекательные (праздники и вечеринки, внутрифирменные лотереи и розыгрыши, тусовки, шоу, концерты, клубы по интересам, выезды на природу, пикники);
• торжественными (юбилеи, вручение наград и т.д.)

Главное правило в выборе формы – это полное соответствие целям мероприятия, заявленным в вопросе под номером один. Все остальное выбирается с учетом личных предпочтений руководства компании и их сотрудников. 

«Кто?» 

Как только мы это сделали, переходим к вопросу номер три – «Кто?». На данном этапе нам следует назначить ответственных (куда ж без них). Отмечу, что обычно в организации корпоративных мероприятий участвуют:  

• НR-менеджеры, 
•   PR-менеджеры
• сотрудники рекламного отдела
•   представители профсоюза
• секретари
• молодые стажеры компании.

Для последних двух групп людей участие в организации корпоратива  – это еще и шанс  проявить свои лучшие организационные качества и быть замеченными начальством. Итак, если вы молоды и инициативны, хотите сделать карьеру – то корпоративный праздник – это именно то мероприятие, которое поможет продемонстрировать руководству компании свои лучшие профессиональные качества.

«Как?»

Таким образом, мы плавно подошли к вопросу номер четыре. И это «КАК?». Как  мы собираемся организовать мероприятие? Я предлагаю работу по проекту «Корпоративный праздник» разбить на несколько этапов.

На первом этапе необходимо формирование пакета идей о проведении корпоративного праздника и создание команды организаторов (организационный комитет). Особо актуальными тут будут такие техники принятия решений как «Мозговой штурм» или  «Метод шести шляп У. Диснея».

Второй этап – это описание всех работ, которые стоит сделать по проекту. Здесь, очень важно описать как можно полно, все работы, не упустив из виду ни одной. Соответственно не стоит забывать о назначении ответственных по каждому направлению работ. Кроме того не стоит забывать об аутсорсинге. Скорее всего, как бы не была креативна, эффективна и мобильна команда проекта – все равно найдется  работа, выполнение которой следует доверить профессионалам. Такими профессионалами могут выступать  тренинговые,  консалтинговые и ивент компании, а также рестораны ночные клубы и др. Кроме компаний в организацию праздника стоит привлечь и проверенных фрилансеров.  Их услуги обойдутся организаторам значительно дешевле, но в целом (при правильном выборе фрилансера) будут не менее качественными. При найме фрилансеров стоит уделить особое внимание таким моментам, как опыт проведения подобных мероприятий, рекомендации клиентов, общее впечатление о человеке (не стоит начинать сотрудничество с человеком, который не вызывает у вас доверия пусть только и на интуитивном уровне).

Третий этап – разработка графика работ и сметы проекта и утверждение последних у руководства компании.

Четвертый этап – проведение подготовительных работ к мероприятию. Разработка сценария, приглашение гостей и т. д.

Пятый, самый ответственный этап – проведение самого мероприятия.

И обязательный шестой этап – провести анализ по результатам проведения корпоративного праздника. Это позволит учесть недочеты на будущее и усовершенствовать сам процесс подготовки корпоративного праздника.
В конце  обязательно стоит поблагодарить всех, кто принимал участие в организации мероприятия.

«Подробно как?»

Несмотря, на то, что мы определились с этапами работы над проектом на очереди уже ждет рассмотрения следующий вопрос «Подробно как?». Иными словами в рамках этого вопроса нам стоит сосредоточиться над составлением графика работ. Наиболее интересный инструмент, позволяющий оперативно составить календарный график работ, а затем и контролировать ход его выполнения  - это диаграмма Ганта.   Она представляет собой  отрезки, размещенные на горизонтальной шкале времени (календарные даты). Каждый отрезок соответствует  конкретной  задаче реализуемой по проекту.  Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи.  С помощью штриховки отрезков – мы можем контролировать ход выполнения работ по проекту.

«Идеально когда?»

Очень важно  также представлять весь проект в его перспективе, в этом нам поможет следующий вопрос «Идеально когда?». Как только мы опишем самый оптимистический сценарий подготовки и реализации корпоративного праздника, так сразу же обратим внимание на слабые места, зоны риска в нашем проекте. Для чего это нужно?  Это нужно для того, чтобы не принимать решение в спешке, когда мы непосредственно с этим риском столкнемся. А это обязательно произойдет, если мы заранее не продумаем нашу линию поведения в кризисных ситуациях проекта. Ведь риски будут всегда и с ними приходиться считаться. Примерами таких кризисов могут быть:

- аутсорсинговая компания (фрилансер) не уложился в отведенный срок;

- руководство сократило бюджет мероприятия;

- настала эпидемия гриппа, и большинство добровольных помощников сидят дома на больничном.

Это далеко не все – проблемы, с которыми Вам придется столкнуться. Я предлагаю составить небольшой список таких ситуаций, с обязательным выбором тех методов реагирования на риск, которые Вы будете пользоваться в проекте.

«В какой последовательности?»  и «Сколько?»

Следующие вопросы, на которые нам нужно рассмотреть - это  «В какой последовательности?»  и «сколько?». Они помогут нам разработать смету проекта, а также  распределить людей  в соответствии с календарным графиками проекта.

 Определение последовательности, в которой будут выполняться работы по проекту позволяет нам оптимизировать время осуществления самого проекта вцелом. Есть такие операции, выполнение которых мы можем выполнять параллельно, что собственно экономит нам время на подготовку к празднику. Другие же, к сожалению, должны осуществляться в строгой последовательности. Например, делать приглашение на праздник можно только тогда, когда уже определено место и время его проведения. 

Как только определились с последовательностью, мы можем приступить к составлению сметы работ. Во многих организациях именно бюджет проекта жестко регламентируется со стороны руководства. Таким образом, мы можем рассчитывать только на те, деньги, которые нам выделены. В то же время, как показывает практика подготовки корпоративных мероприятий – это всегда недостаточно. Вариантов решения может быть несколько. Я знаю организации, в которых недостающие средства собираются за счет самих сотрудников. Однако, возможным выходом из этой ситуации, будет привлечение крупного клиента или поставщика как спонсора мероприятия.

«Все учтено?»

И наконец, долгожданный сакраментальный вопрос «Все ли учтено?». Основная функция такого вопроса проверка и контроль за ответами на предыдущие восемь. Если ответ да то, мы приступаем непосредственно к организации корпоративного празднества, если же нет – то нам стоит вернуться к началу и повторно ответить на все вопросы.

Итак, цели ясны, задачи определены – за работу коллеги. 
Счастливых Вам праздников!